Przejdź do menu nawigacji Przejdź do treści aktualnej strony Przejdź do strony BIP
Rozmiar tekstu: Kontrast:  

    Kontrola

    Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować

    Rodzaje kontroli

    Twój projekt może zostać poddany następującym kontrolom:

    1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które przewidziane są w Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Wałbrzyskiej. Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej  zdecyduje, czy poprosi o wszystkie faktury lub rachunki do sprawdzenia, czy tylko o ich wybrane egzemplarze. Zostaniesz poinformowany, czy dokumenty te należy przekazać w wersji papierowej, czy też załączyć wersję elektroniczną w systemie informatycznym

    2. Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie – instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób);

    3. Kontrola krzyżowa – kontrola ta odbędzie się w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-2013. W trakcie kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;

    4. Kontrola na zakończenie projektu – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;

    5. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na:

    • zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia finansowany z Regionalnego Programu dla województwa dolnośląskiego w zakresie przeznaczonym dla AW,
    • zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
      istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
    • istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

    Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na bazie wypełnianej przez Ciebie ankiety, jednak część projektów podlega kontroli w miejscu ich realizacji;

    6. Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, oceniać oddziaływanie na środowisko lub zakres udzielanej pomocy publicznej.

    Termin kontroli

    O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie  co najmniej z kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli Instytucji Zarządzającej lub Pośredniczącej na dany rok obrachunkowy.

    Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

    Zakres kontroli

    W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym

    1. Dokumenty finansowe:

    • oryginały dowodów księgowych, (tj. faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac) oraz zawierane umowy;
    • dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
    • obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości;
    • wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.

    Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

    2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:

    • ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy,;
    • umowy o pracę,;
    • certyfikaty środowiskowe.

    3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności.

    Najczęściej weryfikacji podlega:

    • sposób szacowania wartości zamówienia;
    • upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu;
    • potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców;
    • uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty;
    • raport z udzielonego zamówienia;
    • treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.

    4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:

    • umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie;
    • umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia;
    • umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie;
    • uzyskane certyfikaty.

    5. Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej:

    Korzystając ze środków z Regionalnego Programu dla województwa dolnośląskiego (dla AW) przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.

    6. Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:

    • oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu;
    • oznakowanie dofinansowanych środków trwałych;
    • oznakowanie miejsca realizacji projektu.

    7. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.

    Po kontroli

    Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Natomiast, jeśli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

    Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

    Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

     

    ***

    Wykaz szczegółowej dokumentacji w zakresie udzielonych zamówień publicznych dotyczących projektu realizowanego w ramach RPO WD 2014-2020, którą należy przedłożyć do Działu Kontroli Projektów Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej (dalej IPAW) przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

    Wykaz szczegółowej dokumentacji w zakresie zamówień publicznych udzielonych przez Wnioskodawcę przed dniem wyboru projektu do dofinansowania w ramach RPO WD 2014-2020, którą należy przedłożyć do IPAW przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, znajduje się w Załączniku od nr 1 do nr 9.

    Potwierdzoną za zgodność z oryginałem dokumentację (w formie papierowej lub elektronicznej) wraz z wypełnionym odpowiednim załącznikiem należy przesłać do Działu Kontroli Projektów IPAW w terminie wskazanym w piśmie informującym Wnioskodawcę o wyborze projektu do dofinansowania. Ponadto Beneficjent zobowiązany jest do przesyłania do Działu Kontroli Projektów IPAW dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzanych po dacie podpisania umowy o dofinansowanie, w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą oraz do przesyłania wszelkich aneksów umów zawieranych w ramach zakończonych postępowań związanych z realizowanym projektem w terminie 7 dni od dnia ich zawarcia.

    UWAGA: Ww. obowiązek dotyczy wyłącznie wydatków kwalifikowanych w projekcie ponoszonych w wyniku przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia, dla których wartość zamówienia (w rozumieniu zapisów art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych i/lub zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 czyli tzw. „wartość szacunkowa”) jest  wyższa od kwoty 50 000,00 zł netto.

    UWAGA!

    Podmioty będące Zamawiającymi w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych zobowiązane są do przedkładania z dokumentacją do kontroli wykazu zamówień (z podaniem co najmniej nazwy, rodzaju, szacunkowej wartości oraz przewidywanego terminu wszczęcia postępowania) planowanych do realizacji w roku, w którym wszczęto lub udzielono zamówienia objętego kontrolą bądź plan zamówień wynikający z art. 13a ustawy Pzp.

    Najczęściej-popełniane-błędy-przez-podmioty-nie-bedące-zamawiającymi-w-rozumieniu-ustawy-pzp

    Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020- obowiązujące od 14 października 2016

    Rozporzadzenie_w_sprawie obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień

    Zasada-konkurencyjności-przewodnik-dla-beneficjenta

    wytyczne terminy

    inf. nt błędów w postępowaniach

    zalecenia dot. szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia

    KOMUNIKAT W SPRAWIE OBOWIĄZYWANIA NOWYCH WYTYCZNYCH W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU …

    Nieprawidłowości i nadużycia

    POLITYKA ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH

    Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej w dniu 07.08.2015 r. Zarządzeniem nr 34/2015 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej wprowadziła procedury zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych.

    Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej stosuje politykę zakładającą zero tolerancji dla nadużyć finansowych i korupcji oraz wykorzystuje solidny system kontroli, zaprojektowany w celu zapobiegania nadużyciom finansowym i wykrywania ich w możliwie największym stopniu, a także korygowania ewentualnych skutków zaistniałych nadużyć.

    Instytucja Pośrednicząca Aglomeracji Wałbrzyskiej zobowiązuje się przestrzegać norm prawnych, etycznych i moralnych na najwyższym poziomie, zasad rzetelności, obiektywizmu i uczciwości oraz pragnie być postrzegana jako przeciwna nadużyciom i korupcji w sposobie prowadzenia swojej działalności.

    Dokumenty odnoszące się do polityki zwalczania nadużyć finansowych:

    1. Wytyczne KE dla państw członkowskich i instytucji wdrażających programy Ocena ryzyka nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych
    2. Zasady wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych oraz zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w ramach RPO WD 2014-2020
    3. Zarządzenie nr 34/2015 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej z dnia 07.08.2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej
    4. Zarządzenie nr 44/2015 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej z dnia 28.10.2015 r. w sprawie zmiany ZARZĄDZENIA NR 34/2015 DYREKTORA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ AGLOMERACJI WAŁBRZYSKIEJ z dnia 07.08.2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej
    5. Zarządzenie nr 9/2016 Dyrektora IPAW z dnia 23.03.2016r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 34/2015 Dyrektora IPAW z dnia 07.08.2016r. w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w IPAW z późn. zm.
    6. Zarządzenie nr 36/2016 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej z dnia 22.08.2016 r. zmieniające Zarządzenie NR 34/2015 Dyrektora Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej z dnia 07.08.2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w Instytucji Pośredniczącej Aglomeracji Wałbrzyskiej, z późniejszymi zmianami.
    7. Identyfikowanie przypadków konfliktów interesów w postepowaniach o udzielenie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych
    8. Wykrywanie przerobionych dokumentów w dziedzinie działań strukturalnych Praktyczny przewodnik dla instytucji zarządzających
    9. Nota informacyjna dotycząca przesłanek nadużyć finansowych dla EFRR, EFS i FS
    10. Prezentacja dotycząca systemu zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w ramach RPO WD 2014 – 2020